Gérer l'inventaire de votre boutique en ligne : conseils d'un expert-comptable

L'inventaire dans le secteur commercial consiste à établir une liste exhaustive des ressources dont dispose une entreprise et à les évaluer à leur valeur actuelle. Il s'applique aussi bien aux stocks et aux immobilisations des entreprises physiques comme des boutiques en ligne. Ces dernières peuvent opter pour l'inventaire permanent qui consiste à enregistrer les mouvements au fur et à mesure ou l'inventaire physique qui implique l'évaluation du stock une fois par an. Excilio vous propose quelques conseils d'expert-comptable pour assurer une gestion efficace de votre inventaire.

Quelle est l'importance de l'inventaire d'une boutique en ligne ?

L'inventaire est la liste détaillée, classée et évaluée des biens qui composent le patrimoine de votre boutique en ligne à un moment donné. Une mauvaise gestion de ces biens peut entrainer :

• des situations de ruptures de stock,
• une mauvaise anticipation de la demande,
• le mécontentement des clients,
• d'importants problèmes financiers.

La gestion permanente de l'inventaire d'un e-commerce permet de réduire les risques de survenance de ces problèmes et de garantir au mieux le bon fonctionnement de votre boutique en ligne. De même, pour améliorer votre taux de conversion et avoir une comptabilité fiable et conforme, vous devez savoir bien gérer votre inventaire. Notre cabinet d'experts-comptables Excilio vous accompagne dans la gestion de vos stocks à flux tendu et de votre inventaire.

En effet, la gestion de stock est souvent difficile aux boutiques en ligne puisqu'elles stockent pour la plupart leurs articles chez les fournisseurs ou dans des locaux loués. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez opter pour la gestion de stock à flux tendu qui consiste à informer instantanément votre fournisseur dès que vous recevez une commande de produits sur votre site.

L'article est ensuite expédié vers votre entreprise pour être acheminé vers le client. En sollicitant les services d'un expert-comptable spécialisé en e-commerce, vous bénéficierez des conseils de professionnel pour assurer la fluidité de vos transactions. Ce dernier pourra non seulement vous aider dans la gestion de vos stocks, mais aussi dans la tenue de votre comptabilité e-commerce et le calcul de votre rentabilité.

Quels sont les types d'inventaires possibles en e-commerce ?

Vous pouvez faire l'inventaire de votre commerce en ligne quand vous voulez et autant de fois que vous souhaitez. L'inventaire peut être aussi réalisé en fonction du type d'articles que vous vendez et de la taille de votre société. Il existe trois types courants d'inventaires pour les boutiques en ligne.

L'inventaire annuel

L'inventaire annuel est réalisé à la fin de chaque année et est obligatoire selon la loi. Il est recommandé pour les e-commerçants qui disposent d'un stock limité. Par contre, si vous avez une boutique en ligne de plus ou moins grande taille, il est préférable de faire plusieurs inventaires par an, car votre investissement est en jeu.

L'inventaire tournant

Ce type d'inventaire consiste à organiser les listes de stocks par rotation. Contrairement à l'inventaire annuel, vous ne comptez pas ici tout le stock de votre commerce en ligne en une seule fois. Vous devez plutôt diviser les références de votre boutique en ligne en plusieurs parties et planifier l'évaluation de chaque partie plusieurs fois dans l'année. L'inventaire tournant est une option plus stratégique, efficace et simple à mettre en place.

L'inventaire permanent

Le principe de l'inventaire permanent est d'actualiser constamment les ventes aux clients et les achats aux fournisseurs afin d'avoir un juste point de chaque article. Pour cela, vous devez enregistrer l'entrée et la sortie de chaque article en temps réel pour assurer une mise à jour constante. L'inventaire permanent est une bonne solution pour tenir le registre de votre entreprise d'e-commerce.

Ce choix vous permet d'éviter les ruptures de stock et de bien évaluer vos biens en vous assurant que le décompte est constamment fidèle à la réalité. En connaissant la quantité disponible pour chaque article, vous pourrez facilement planifier leur réapprovisionnement. L'inventaire permanent vous aide également à gérer les ventes en identifiant les produits dont les rotations sont moins fréquentes afin d'organiser une remise ou une offre pour les écouler.

Vous pouvez bénéficier de l'aide de votre expert-comptable d'Excilio dans la réalisation de l'inventaire de tous les produits de votre boutique en ligne. Il analyse minutieusement vos difficultés d'inventaires de stock pour vous apporter une solution appropriée aux spécificités de votre activité. Notre cabinet d'expertise-comptable peut aussi vous accompagner dans le choix d'outils digitaux de gestion de stock adaptés à vos besoins et dans la mise en place d'un système d'inventaire permanent.

Comment réaliser l'inventaire permanent de votre boutique en ligne ?

L'inventaire permanent est un élément de contrôle interne, aussi utile dans le cadre de l'audit de votre site e-commerce. Vous pouvez bénéficier de l'aide de votre expert-comptable dans la mise en place d'un système d'inventaire permanent qui vous offre la possibilité de gagner en fiabilité et d'avoir une vue réelle sur votre activité. Par ailleurs, chaque plateforme e-commerce propose une solution intégrée d'inventaire que vous pouvez utiliser et compléter par des outils complémentaires au besoin.

L'inventaire sur WordPress

La gestion en série de l'inventaire sur WordPress se fait avec le plug-in commercial WooCommerce. Pour l'activer, vous devez accéder au menu puis successivement aux options « Réglages », « Produits » et « Inventaire ». À ce niveau, vous devez cocher la case « Activer la gestion du stock ». Cela permet l'activation de huit options de configuration qui aident à contrôler l'inventaire total de votre site.

Parmi elles figure le seuil de stock bas qui offre la possibilité de définir à quel moment les unités d'un article descendent à un niveau auquel vous devez lancer les commandes chez le fournisseur. Vous avez aussi l'option de notifications qui permet de configurer le site pour qu'il envoie un e-mail quand un produit atteint son seuil de stock bas.

L'inventaire sur Magento

Vous pouvez faire l'inventaire de votre boutique en ligne via Magento 2, la nouvelle version améliorée de Magento. Vous disposez de deux options pour la gestion de l'inventaire sur ce site en accédant aux options « Boutiques » et « Configuration ». Magento vous offre la possibilité de modifier les valeurs d'usage de tous les articles de votre boutique de façon commune ou individuelle.

L'inventaire sur PrestaShop

Pour faire l'inventaire sur PrestaShop, vous devez activer la fonctionnalité dans l'option « Gérer les quantités disponibles » en vous rendant dans le menu « Gestion avancée de stock ». Celui-ci se trouve sur la page « Produits – stock de produits ». Le système d'inventaire intégré sur PrestaShop vous aide à gérer les stocks physiques (disponibilités réelles) dans l'entrepôt et les produits disponibles à la vente (produits affichés sur le site e-commerce).

L'inventaire sur Excel

Même si la plupart des plateformes e-commerce disposent de l'option de gestion de l'inventaire, vous pouvez préférer concevoir votre propre système personnalisé. Les feuilles de calcul Excel sont un outil très simple et pratique pour gérer l'inventaire d'une boutique en ligne. Il vous faut pour cela concevoir un modèle adéquat qui offre la possibilité de contrôler vos stocks de manière fiable et exacte. Vous pouvez mettre les informations importantes dans chaque colonne de la feuille. Il peut s'agir :

• du nom de l'article,
• du code,
• d'une courte description,
• du stock disponible,
• des entrées,
• des sorties,
• du total (stocks + entrées – sorties).

Pour la gestion de l'inventaire, vous devez noter les entrées et les sorties quotidiennes afin d'avoir des informations à jour et appliquer les formules pour qu'elles s'actualisent automatiquement.

Chez Excilio, nous vous proposons un accompagnement sur mesure pour bien gérer l'inventaire de votre boutique en ligne. Selon que vous disposez d'un stock réel, stock tampon ou panier, nos experts-comptables vous recommanderont les logiciels les plus efficaces pour votre activité. Nous mettons à votre disposition un tableau de bord de suivi de marge qui vous aide à fixer un ratio à chaque instant afin d'effectuer des ajustements nécessaires. N'hésitez pas à nous contacter pour bénéficier des meilleures solutions pour réaliser l'inventaire de votre boutique en ligne.

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