La comptabilité e-commerce expliquée : comprendre les charges, les recettes et les coûts

Vous souhaitez créer un site e-commerce ou avez déjà lancé votre boutique en ligne ? Vous désirez comprendre les spécificités de la comptabilité du commerce en ligne pour être en conformité avec la législation ? Il existe en effet plusieurs obligations à respecter comme l'ouverture d'un compte bancaire, l'émission des factures et les déclarations de TVA. Pour vous aider à mieux réussir vos activités en ligne, Excilio vous explique l'essentiel à retenir sur la comptabilité en e-commerce.

Pourquoi faut-il tenir une comptabilité en e-commerce ?

Étant une activité commerciale comme tout autre, l'activité de vente en ligne exige de tenir une comptabilité et de remplir une liasse fiscale complète. La seule exception aux obligations comptables de l'e-commerce est que vous n'avez pas besoin d'établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice lorsque vous faites le choix de la micro-entreprise comme forme juridique.

Par contre, lorsque vous optez pour le statut d'entreprise individuelle, d'entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou de société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), vous devez déposer chaque année à l'administration fiscale :

• un bilan,
• un compte de résultat,
• le calcul de votre résultat fiscal,
• les documents annexes.

L'établissement du compte de résultat implique de faire appel à un expert-comptable spécialisé en e-commerce. Pour ce faire, vous pouvez contacter notre cabinet d'expertise-comptable Excilio qui est un référent en France dans le domaine de l'e-commerce. Nos experts-comptables sont spécialement formés pour répondre à vos obligations juridiques, fiscales et comptables et contribuer au développement de votre activité.

Nous utilisons des outils automatisés pour l'enregistrement chronologique de vos flux de trésorerie et l'établissement de vos bilans annuels. Nous vous permettons d'éviter des erreurs dues aux mauvais enregistrements et de gagner du temps grâce à l'automatisation. Nous vous aidons aussi à optimiser et à fiabiliser votre comptabilité dans le respect des lois, des obligations et des réglementations appliquées à l'e-commerce.

Comment gérer la comptabilité de votre site e-commerce ?

La comptabilité des sites e-commerce repose sur les mêmes principes que celle des entreprises classiques. Vous devez enregistrer dans les comptes requis toutes les opérations financières liées à votre entreprise. Vous pouvez vous faire aider à cet effet par un logiciel de comptabilité adapté à votre activité en ligne et à vos besoins. La principale difficulté dans ce domaine est le volume important de données à traiter.

Au début de votre activité, lorsque vous réalisez quelques transactions quotidiennes, la gestion comptable est facile. Dès que vous passez à un volume supérieur d'opérations, la gestion devient néanmoins plus complexe. De plus, vous devez maîtriser les nombreuses spécificités de la comptabilité des ventes en ligne, notamment en ce qui concerne la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cela vous aide ainsi à réduire les risques d'erreurs dans vos déclarations.

Vous gagnerez toutefois plus à confier la gestion comptable de votre site e-commerce à un expert-comptable d'Excilio. Ce dernier vous aidera à mettre en place dans un premier temps votre comptabilité d'e-commerçant pour assurer l'enregistrement journalier de vos mouvements. Ce dernier concerne aussi bien vos ventes, vos achats, vos investissements et vos frais financiers.

La tenue de la comptabilité de votre e-commerce par notre cabinet d'experts-comptables est une solution idoine. Vous pouvez mieux maîtriser vos dépenses et avoir une vue des performances de votre activité. En plus de la gestion comptable quotidienne de votre activité, nos équipes peuvent aussi vous aider à établir vos comptes annuels. Nous établissons le compte de résultat de votre société d'e-commerce pour vous offrir la possibilité d'estimer la valeur de votre activité et de prévoir son évolution.

Comment gérer la facturation de votre site e-commerce ?

Les marketplaces proposent en général des services de facturation pour permettre aux e-commerçants de facturer leurs clients. Ils mettent également à disposition des vendeurs enregistrés sur leurs plateformes tous les rapports nécessaires à un bon suivi comptable de leur activité :

• rapports de ventes mensuels par pays,
• calcul de TVA,
• chiffre d'affaires, etc.

Contrairement à ces derniers, les personnes qui vendent sur leur propre site doivent gérer elles-mêmes leurs facturations. Elles doivent faire attention aux solutions de back-office proposées. Elles doivent aussi opter pour une solution qui aide à automatiser l'émission des factures et à traiter de grands volumes de ventes. Le choix d'un bon logiciel de facturation a aussi un avantage économique, il vous offre la possibilité de gagner du temps et de l'argent en évitant des erreurs sur les factures.

Vous pouvez pour cela demander des conseils à votre expert-comptable Excilio. Notre cabinet d'experts-comptables spécialisé en e-commerce peut également vous proposer les meilleurs outils à utiliser pour l'édition de vos rapports de ventes en fonction de votre activité. Nous faisons une analyse des spécificités de votre société d'e-commerce pour vous dénicher les solutions les plus adaptées.

Nos experts-comptables sont disponibles pour répondre à toutes vos interrogations relatives à la facturation et à la comptabilité de votre site e-commerce. Nous vous offrons un accompagnement professionnel et personnalisé tout au long de la vie de votre entreprise.

Comment appliquer la TVA pour vos ventes en ligne ?

La question de la TVA pour les sites e-commerce est assez complexe. Le mode d'application de la taxe sur valeur ajoutée sur les ventes en ligne dépend :

• du pays des destinataires,
• du lieu de stockage des marchandises,
• du chiffre d'affaires annuel réalisé en Union européenne (hors France),
• de la nature des clients (particuliers ou professionnels),
• des options exercées,
• des modalités d'exercice de l'activité (vente en ligne traditionnelle ou dropshipping).

De manière générale, lorsque vous stockez vos produits en France et réalisez vos ventes seulement sur ce territoire, le seul taux de TVA applicable est celui français. Par contre, si dans les mêmes conditions, vos clients se trouvent dans l'Union européenne (UE), vous devez soumettre chaque vente à la TVA du pays destinataire dès que vous franchissez le seuil de 10 000 euros de chiffre d'affaires.

En tant qu'activité en ligne, l'e-commerce est en constante évolution et les réglementations appliquées sont très dynamiques. Depuis le 1er juillet 2021, la TVA doit être due sur tous les envois importés de pays tiers vers l'Union européenne, quelle que soit leur valeur. Il a été aussi mis en place un guichet unique TVA pour la vente de biens et services en ligne. Ce guichet unique de TVA e-commerce (IOSS-OSS) vous évite de vous immatriculer auprès des administrations fiscales de chaque État membre de l'Union européenne pour déclarer et payer la TVA due. Il simplifie vos opérations déclaratives et permet le paiement de la taxe dans un seul État membre.

Comment choisir une banque adaptée à votre activité e-commerce ?

L'ouverture d'un compte bancaire spécifiquement dédié à votre activité est l'une des obligations à respecter lorsque vous créez votre entreprise d'e-commerce. Vous avez la possibilité de vous tourner vers une banque traditionnelle comme une banque en ligne ayant reçu les accréditations nécessaires. Vous ne devez néanmoins pas utiliser le compte bancaire de l'entreprise pour des activités autres que vos ventes en ligne.

Ce dernier sert uniquement à réceptionner le paiement des commandes des clients. Par ailleurs, vous pouvez opter pour une banque spécialisée dans votre domaine d'activité, car cette dernière vous offrira plus d'avantages. Elle doit idéalement proposer une solution de gestion dématérialisée afin de vous aider à gagner du temps et à réduire les coûts. Vous pouvez également vous baser sur d'autres critères pour faire le choix de l'institution financière de votre activité e-commerce. Il s'agit de :

• l'automatisation de la collecte des justificatifs,
• la disponibilité des outils de gestion pour suivre les entrées et sorties d'argent,
• la possibilité d'effectuer des dépôts virtuels et en espèces, etc.

Chez Excilio, nous vous accompagnons dans la gestion de votre trésorerie et de votre comptabilité plus globalement. Nos experts-comptables mettront à votre disposition des tableaux de bord qui vous aideront à visualiser vos entrées d'argent ainsi que vos dépenses. Vous pourrez ainsi prendre des décisions favorisant l'amélioration de votre rentabilité. Nous vous apportons un accompagnement optimal au quotidien pour permettre à votre entreprise d'atteindre de meilleures performances. N'hésitez pas à nous contacter pour toutes vos démarches comptables et fiscales en e-commerce et en dropshipping.