Mettre en place un système de comptabilité efficace pour votre boutique en ligne

La comptabilité est un volet important pour la gestion de toute entreprise. Tout comme les sociétés physiques, les commerces en ligne ont la responsabilité de tenir une comptabilité à l'image de leurs activités professionnelles. Cette comptabilité est essentielle pour justifier auprès de l'administration compétente la fiabilité de son business. Vous êtes une start-up et vous ignorez les techniques utiles pour gérer la comptabilité de votre commerce digital ? Découvrez avec Excilio comment mettre en place un système de comptabilité efficace pour votre e-commerce !

Ouvrez un compte bancaire pour votre e-commerce

L'ouverture d'un compte bancaire est cruciale pour la gestion de sa comptabilité. En effet, tous les entrepreneurs en e-commerce sont tenus d'ouvrir un compte pour leurs activités. Étant donné que votre société devra recevoir les paiements de ses clients, vous devez obligatoirement disposer d'un compte bancaire pour la réception des fonds. Le compte sera différent selon le régime d'entreprise en présence.

S'il s'agit par exemple d'une société à capital social, l'ouverture d'un compte bancaire professionnel est exigée. En revanche, pour un autoentrepreneur ou pour une entreprise individuelle, la mise en place d'un compte bancaire classique est suffisante, à condition d'être en lien avec l'activité concernée.

Gérez correctement vos factures de votre boutique en ligne

La facturation est un aspect capital pour la gestion d'un commerce en ligne. En effet, si elles permettent de retracer les flux de trésorerie, les factures constituent également la base de la transparence de vos activités. Selon les normes en vigueur, toute prestation ou tout achat de biens doit faire l'objet d'une facturation dans le cadre d'une activité professionnelle (art. L441-3 du code de commerce). Cette loi s'applique aussi aux activités professionnelles en ligne.

Contrairement à une entreprise physique, un commerce en ligne doit par ailleurs délivrer une facture éditée à l'expédition de la commande et non pendant la réception du paiement. Ici, le e-commerçant doit attribuer une facture une fois la prestation ou la vente réalisée. Ladite facture devra porter les mentions obligatoires nécessaires pour être en conformité avec le Code de commerce. Pour rester conforme à la loi, vous devez :

• délivrer une facture électronique au format PDF via le mail du client ou sur l'espace client,
• imprimer la facture qui accompagnera le colis au cours de l'expédition,
• offrir les deux à condition qu'elles soient identiques.

Par ailleurs, pour gagner du temps et faciliter vos facturations, vous pouvez les automatiser. Dans ce cas, assurez-vous que votre marketplace puisse gérer la facture nativement. Vous devez enfin télécharger hebdomadairement ou mensuellement les factures de vos clients. Cela aide à regrouper aisément les justificatifs pour faciliter la comptabilité.

Mettez en place un système comptable pour votre e-commerce

Pour gérer impeccablement votre activité professionnelle, vous devez songer à mettre en place un système qui fonctionne pour votre entreprise. La mise en place de ce système est importante pour assurer le succès de votre business.

Créez tout d'abord un plan comptable qui sera utile pour le classement des dépenses et des revenus. De plus, vous devez disposer d'un registre précis indiquant toutes les transactions financières afin de rapprocher régulièrement vos comptes. Hormis la création du plan comptable, investissez dans un logiciel de comptabilité capable d'automatiser les tâches de facturation et de gestion des stocks.

Choisissez bien votre logiciel de comptabilité

Pour gérer impeccablement vos flux d'informations, vous devez utiliser un logiciel de comptabilité. En effet, choisir un logiciel de qualité est indispensable pour gérer les procédures comptables en e-commerce. Pour ce faire, vous devez opter pour un outil qui s'intègre efficacement à votre activité de boutique en ligne. Le logiciel devra se synchroniser automatiquement avec vos données, vos tableaux de bord et vos rapports en temps réel. Un meilleur logiciel doit par exemple nécessairement vous permettre :

• d'éviter les erreurs humaines,
• de suivre régulièrement les dépenses et d'être en règle avec les lois en vigueur.

Grâce au logiciel, la TVA est générée automatiquement et le suivi comptable est maîtrisé. Tout ceci vous aidera à gérer efficacement votre activité d'e-commerce. En plus d'un logiciel comptable, vous pouvez faire appel à un expert-comptable pour vous aider dans la gestion efficace de votre comptabilité. Expert en matière de comptabilité et de fiscalité des boutiques en ligne, Excilio peut vous fournir une expertise-comptable personnalisée pour votre e-commerce.

L'émission d'un avoir

En règle générale, dans le commerce en ligne, tous les clients bénéficient de 7 à 14 jours pour effectuer un retour en cas de non-satisfaction. Cette situation arrive assez souvent à tous les chefs d'entreprise digitale. Dans ce cas, vous serez obligé de proposer un avoir à l'acheteur qui peut accepter ou refuser. En cas d'acceptation, vous devez fournir une facture d'avoir. Cette seconde facture générée vient en correction de la première que le client a reçue.

En pratique, vous pouvez automatiser l'émission de la facture sur votre logiciel de facturation. Elle peut aussi être délivrée via une plateforme e-commerce si le système le permet.

La gestion des TVA : qui est concerné et que disent les nouvelles règles ?

La taxe sur la valeur ajoutée est un impôt dont toutes les entreprises se doivent d'être redevables. Même si certaines d'entre elles sont soumises à la franchise de TVA de plein droit, d'autres par contre peuvent suivre des conditions données. Si vous avez le statut d'autoentrepreneur, la franchise de TVA sera appliquée de manière automatique. S'il s'agit d'une entreprise individuelle, vous pouvez opter pour le régime de microentreprise (d'où la franchise).

Toutes les entreprises dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas 85 000 € de vente peuvent soumettre leur dossier pour l'obtention de la franchise. Dans ce cas, il ne sera plus nécessaire de facturer la TVA à vos clients. Vous pourrez donc émettre une facture sans TVA, mais vous devrez indiquer la mention TVA non applicable. Quelques règles ont cependant changé.

Le système de TVA des ventes intracommunautaires, qui était complexe il y a de cela quelques années, a été simplifié depuis le 1er juillet 2021. Selon les normes en vigueur, toute entreprise en ligne dans un pays de l'UE et qui vend plus de 10 000 € HT de marchandises est redevable de la TVA. La taxe sur la valeur ajoutée sera fonction des règles applicables dans le pays destinataire. Il s'agit d'un élément dont il faudra tenir compte pour être en règle vis-à-vis de vos activités.