L'impact de la réglementation RGPD sur votre comptabilité e-commerce
Depuis son entrée en vigueur en 2018, la réglementation générale sur la protection des données GDPR (General Data Protection Regulation) a eu un impact majeur sur la manière dont les entreprises collectent, traitent et gèrent les données personnelles. Dans le domaine de l'e-commerce, où les données des clients jouent un rôle essentiel, la conformité à cette réglementation est d'une importance cruciale pour la comptabilité. Dans cet article, Excilio se concentre sur l'impact de la réglementation GDPR sur la comptabilité d'un e-commerce.
Données personnelles, les enjeux dans l'e-commerce
En e-commerce, la collecte des données personnelles revêt une importance capitale. En effet, les entreprises en ligne ont besoin d'informations précieuses sur leurs clients pour plusieurs raisons :
- offrir des services personnalisés,
- gérer les commandes,
- assurer un suivi des achats…
Avec l'entrée en vigueur de la réglementation GDPR (RGPD en français), les enjeux de la collecte des données personnelles se sont cependant considérablement accrus.
Dans un commerce en ligne, les types de données personnelles collectées sont variés. Il peut s'agir des coordonnées des clients, telles que les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les adresses postales. Elles sont nécessaires pour communiquer avec les clients et leur livrer les produits ou services commandés. De plus, les informations sur l'historique d'achats et les préférences des clients sont également recueillies afin de personnaliser les offres et d'améliorer l'expérience d'achat.
La réglementation GDPR a introduit des obligations de transparence et de consentement explicite de la part des utilisateurs. Cela signifie que les entreprises doivent informer clairement les clients de la collecte et du traitement de leurs données personnelles, ainsi que des finalités pour lesquelles ces données sont utilisées. Les utilisateurs doivent donner leur consentement de manière libre et éclairée.
Ces nouvelles exigences ont des implications directes sur la comptabilité d'un e-commerce. En effet, la gestion comptable nécessite souvent le traitement de données personnelles sensibles. Vous devez ainsi tenir compte de nouveaux critères de collecte et de traitement des données dans la gestion comptable pour garantir la conformité à la GDPR. Cela implique de faire appel à des experts-comptables spécialisés en e-commerce. Chez Excilio, nous avons une parfaite connaissance des enjeux liés à la réglementation GDPR. Avec les nouvelles obligations en e-commerce et en dropshipping (depuis 2022), il est d'ailleurs devenu crucial pour tout commerçant de se faire accompagner par des experts-comptables et fiscalistes français.
Sécurité des données et comptabilité e-commerce
La réglementation GDPR met l'accent sur la protection des données personnelles, ce qui crée des exigences strictes en matière de sécurité. Elle impose aux entreprises de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles. Cela signifie que les e-commerçants doivent adopter des pratiques et des technologies de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles des clients contre tout accès non autorisé. La nomination d'un DPO (Data Protection Officer) est par exemple devenue obligatoire dans les entreprises. Il joue principalement un rôle d'information et de conseil, s'assurant de l'application de la réglementation.
Parmi les mesures de sécurité recommandées, on trouve le cryptage des données. Ce dernier convertit les informations en un code illisible pour les tiers. L'accès aux données personnelles doit aussi être restreint aux personnes autorisées ayant besoin de les traiter dans le cadre de leurs fonctions. C'est le cas par exemple d'un expert-comptable qui doit avoir accès à certaines informations (données de facturation, relevés de compte, détails de transaction). Faites ainsi appel à un professionnel qui maitrise les règles de protection des données de ses clients.
Chez Excilio, nous sommes conscients de l'importance des données de vos collaborateurs et de vos clients. Nos experts-comptables spécialisés en business en ligne assurent la gestion de la comptabilité de votre e-commerce. Nous respectons aussi les mesures de sécurité mises en place pour protéger les informations de votre personnel ainsi que celles des acheteurs.
Conservation des données personnelles, son impact sur la comptabilité
La réglementation GDPR établit des principes de conservation des données personnelles, ce qui a un impact direct sur la comptabilité d'un e-commerce. La durée de conservation des données est un élément clé pour assurer la conformité à la réglementation et gérer efficacement la comptabilité de l'entreprise.
Cette réglementation stipule que les données personnelles ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées (entre 13 mois et 3 ans selon le type de données). En tant qu'e-commerçant, vous devez définir des politiques de conservation des données qui respectent ces principes.
Dans le domaine de la comptabilité, cela implique de conserver les données financières et comptables pendant une période déterminée. Vous respecterez ainsi les exigences légales et fiscales. Par exemple, les factures et les relevés de compte doivent être conservés durant un certain nombre d'années en fonction des réglementations locales.
La gestion adéquate des données comptables est donc essentielle pour se conformer aux règles de conservation de la réglementation GDPR. La conservation des données dans la comptabilité doit être cohérente avec les droits des utilisateurs. Si un utilisateur exerce son droit à l'effacement, vous devez garantir que ses données sont supprimées de manière appropriée et définitive.
Droits des utilisateurs et implications pour la comptabilité
La réglementation GDPR accorde aux utilisateurs un ensemble de droits en ce qui concerne leurs données personnelles. Ces droits ont également des implications pour la comptabilité d'un e-commerce, car ils exigent une adaptation des procédures comptables pour garantir leur respect.
Les droits des utilisateurs définis par la réglementation GDPR comprennent :
- le droit d'accès,
- le droit de rectification,
- le droit à l'effacement,
- le droit à la portabilité des données,
- le droit d'opposition.
Ces droits donnent aux internautes un certain pouvoir sur leurs données personnelles. Les internautes peuvent désormais exercer un niveau de contrôle important sur la manière dont leurs informations sont utilisées par les e-commerçants.
Dans le contexte de la comptabilité d'un commerce en ligne, vous devez être en mesure de répondre aux demandes des utilisateurs concernant leurs données. Par exemple, si un utilisateur demande l'accès à ses informations financières ou comptables, vous devez pouvoir fournir ces données de manière sécurisée et dans les délais impartis par la réglementation.
De plus, si un utilisateur demande la rectification de ses données, notamment en ce qui concerne les informations financières, vous devez effectuer les corrections nécessaires dans les registres comptables. Vous garantissez ainsi l'exactitude des données.
Transfert de données hors de l'UE
La réglementation GDPR impose des exigences strictes concernant le transfert de données personnelles en dehors de l'Union européenne. Ce transfert de données hors de l'UE peut également avoir des conséquences sur la comptabilité d'un e-commerce. C'est pour cela que les experts-comptables prennent des mesures spécifiques pour assurer la sécurité et la conformité des transferts d'informations comptables.
Selon la GDPR, le transfert de données personnelles vers des pays en dehors de l'UE ne peut avoir lieu que si certaines conditions sont remplies. Ces conditions visent à garantir un niveau de protection adéquat pour les informations clients transférées. Il existe différents mécanismes de transfert légaux et sécurisés reconnus par la réglementation GDPR. Il s'agit des clauses contractuelles types, des règles d'entreprise contraignantes (BCR) ou des mécanismes de certification.
