Quels frais professionnels déduire avec une EURL ?

L’une des principales raisons pour lesquelles vous avez tout intérêt à vous structurer dans une EURL est la possibilité de déduire des frais professionnels. Double avantage en effet : réduire vos frais personnels et donc vos besoins de rémunération et par ailleurs, réduire votre bénéfice imposable à l’IS.

Avant toute chose, il faut savoir qu’un frais professionnel doit être justifié, nécessaire à l’activité de votre EURL et proportionné. Pour le reste, voici les catégories principales de frais déductibles et leur impact fiscal.

Un guide signé Excilio, l’expert-comptable spécialisé dans la gestion d’EURL.

Les frais de fonctionnement déductibles en EURL

Loyer et charges locatives

Si votre EURL doit se loger dans un local pour exercer son activité, vous pouvez déduire toutes les charges liées à cette location. Cela vaut pour : 

• Un loyer de local commercial ou du bureau professionnel (y compris coworking)
• La possibilité de déduire une partie du loyer personnel si travail à domicile (sous conditions).
• Les charges associées : électricité, eau, chauffage, internet.

Matériel informatique et équipements professionnels

Tout le matériel nécessaire à l’exercice administratif de votre EURL peut également être considéré comme une charge professionnelle que vous pouvez déduire :

• L’achat d’ordinateurs, d’imprimantes, ou tout simplement de votre téléphone
• Les licences et abonnements logiciels (CRM, comptabilité, logiciels de bureautique – Office 365, Google Workspace).
• La maintenance et le renouvellement du matériel nécessaire.

Fournitures et frais administratifs

Vous pouvez également déduire en frais professionnels de votre EURL tout ce qui concerne la papeterie (timbres, impressions…), les consommables (y compris le café, la machine à café, et autres).

Bien sûr, vous pouvez intégrer les frais bancaires (tenue de compte professionnel, cartes bancaires, frais de transactions), les frais postaux (l’envoi de colis si vous avez une boutique en ligne, etc.).

Les frais de déplacement et de transport

Indemnités kilométriques et véhicule professionnel

Tout ce qui concerne les déplacements professionnels peuvent également être déduits du bénéfice de votre EURL :

• L’utilisation de votre véhicule personnel pour l’activité avec un barème kilométrique*.
• L’achat ou la location d’un véhicule au nom de l’EURL (sous conditions).
• Les frais de carburant, d’assurance et d’entretien (si usage exclusivement pro).

*En 2025, les indemnités kilométriques pour un véhicule thermique sont les suivantes (d = distance) :

Frais de transport

Si vous n’utilisez pas un véhicule de type voiture pour vos transports professionnels, vous pouvez aussi : 

• Déduire les billets de train, avion, taxis pour déplacements professionnels.
• Déduire les frais de péages et parking.

Si un logement est nécessaire lors de vos déplacements, les frais d’hébergement sont également à imputer à l’EURL directement (hôtel, AirB&B, Booking…).

Les frais liés à la protection sociale du gérant d’EURL

Si le régime social de gérant d’EURL est moins fiscalisé que celui de président assimilé-salarié d’une SASU, c’est parce que les cotisations sociales obligatoires couvrent moins de protection (retraite, maladie).

Vous devez donc vous assurer une meilleure couverture sociale, également considérée en frais professionnels : 

• Mutuelle santé professionnelle (contrats Madelin).
• Prévoyance et assurance perte de revenu (voire Capital Décès)
• Plan d'épargne retraite (PER Madelin).

Votre expert-comptable doit être en mesure de vous orienter vers des experts en protection sociale ou courtiers en assurance pour ce type de prestations.

Les frais de formation et les honoraires de conseil

Formations et certifications

Toutes les formations liées à l’activité de votre EURL (pour son fonctionnement ou son développement) peuvent passer en frais professionnels : marketing, gestion, technique…

Cela concerne également les cours en ligne, les webinaires payants, les conférences dans votre domaine d’activités.

Frais d’accompagnement et de conseil

Toutes les prestations à solder aux prestataires de services auxquels vous faites appel dans le cadre de votre activité d’EURL peuvent passer en frais : 

• Du coaching entrepreneurial
• Frais de secrétariat, de gestion
• Les honoraires d’expert-comptable et ou conseils juridiques avec un avocat… 

Les frais de communication et de marketing

Publicité et stratégie marketing

Toute la publicité et la stratégie digitale que vous mettez en place pour le développement de votre EURL sont également considérées comme une charge professionnelle. Cela vaut pour : 

• La création d’un site web
• Des publicités sponsorisées sur Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads
• L’achat et la gestion de votre nom de domaine, de vos boîtes mail
• Etc.

Frais de réseautage

Tout ce qui concerne le développement de votre réseau peut également passer dans les frais de votre EURL : 

• L’adhésion à des clubs d’entrepreneurs (BNI, réseau Entreprendre…)
• La participation à des salons professionnels.
• Les déjeuners et repas d’affaires justifiés (y compris avec des clients)

Les dépenses spécifiques à certaines activités

Outre le matériel informatique/web nécessaire à la gestion administrative et commerciale de votre activité, d’autres frais matériels spécifiques sont évidemment à considérer comme charge. Quelques exemples : 

• Pour les professions libérales : l’achat de matériel médical, artistique, etc.
• Pour les e-commerçants : les frais de stockage des produits et de logistique
• Pour les artisans : l’achat de matières premières, des machines et de l’outillage

Quels sont les risques en cas de frais professionnels non justifiés ?

Bien que les frais professionnels soient une des meilleures stratégies d’optimisation de gestion de votre EURL, vous ne devez pas en abuser !

Attention au risque de redressement fiscal : en cas de contrôle, les dépenses non justifiées peuvent être réintégrées au bénéfice imposable. Jusque-là, ça va. Toutefois, des sanctions financières peuvent tomber et l’administration fiscale peut appliquer des pénalités et intérêts de retard en cas de fraude avérée.

Vous avez en effet une obligation de traçabilité : chaque dépense doit être documentée avec une facture et justifiée comme nécessaire à l’activité.

Certains frais professionnels peuvent être considérés comme problématiques : les achats personnels déguisés en frais professionnels, les repas non justifiés, les abonnements mixtes (pro/perso)… Soyez vigilant(e) !

Comment bien gérer les frais déductibles de son EURL ?

Afin de gérer au mieux les frais déductibles de votre EURL, voici quelques bonnes pratiques sont à mettre en place : 

• Conserver toutes les factures (numériques ou papier).
• Utiliser un logiciel de comptabilité pour automatiser le suivi des dépenses (par exemple, Pennylane permet d’intégrer en une simple photo toutes vos notes de frais, tickets de caisse)
• Se faire accompagner par un expert-comptable pour maximiser les déductions.

Excilio pour accompagner la stratégie des frais déductibles de votre EURL

Déduire les frais professionnels permet de réduire l’impôt et d’optimiser la rentabilité de votre EURL. Mais attention aux abus ! Parfois, la frontière entre déductible et non déductible est mince en fonction de votre secteur d’activité. Il est donc plus que recommandé de faire appel à un expert-comptable pour la gestion de vos charges.

Chez Excilio, nous vous proposons : 

• D’auditer toutes les possibilités de frais professionnels en fonction de votre plan de rémunération et d’optimisation fiscale
• De suivre régulièrement via des outils en temps réel vos frais professionnels (Pennylane)
• De vous alerter ou de vous accompagner en cas de contrôle de l’administration fiscale

Besoin d’une expertise sur vos dépenses professionnelles ? Contactez-nous dès maintenant !